Você já se perguntou o que é controle de estoque e por quê ele é importante para o seu e-commerce?
Bom, o estoque é, sem sombra de dúvida, um dos setores de maior importância para qualquer negócio, pois é a manutenção dele que irá garantir o abastecimento de produtos para as vendas, bem como para a produção.
Portanto, realizar seu controle de estoque não é uma opção, e sim uma obrigação.
Se você não possui um controle sobre o que existe no estoque de sua loja virtual, ou mesmo sobre como ele é movimentado, você poderá incorrer em grandes perdas e prejuízos em seu negócio, já que todos sabemos que estoque é dinheiro.
O nosso objetivo aqui é esclarecer um pouco mais sobre o que é controle de estoque e qual a sua importância para o sucesso de seu negócio. Pronto para começar? Então vamos lá!
O que é controle de estoque?
O controle de estoque nada mais é do que a gestão das mercadorias e produtos em uma indústria ou comércio, ou seja, o fluxo de entrada e saída dos mesmos.
Responsável pelos procedimentos de registro, fiscalização e gestão da entrada e saída das mercadorias e produtos, que devem ser adotados, tanto para a matéria-prima quanto para as mercadorias produzidas ou vendidas, bem como ferramentas e equipamentos.
Abrangendo atividades de planejamento, organização e controle de fluxo de materiais, o seu objetivo é informar qual a quantidade disponível de cada item dentro de sua loja virtual e o seu valor em dinheiro.
Por isso, podemos dizer que o maior objetivo do controle de estoque também é financeiro, pois, manter um bom estoque gera custos, por vezes onerosos, e o seu correto gerenciamento permitirá minimizar o capital investido, minimizando também as perdas ou prejuízos decorrentes de um controle ineficiente.
Assim, um bom controle de estoque é uma das principais tarefas dentro de seu e-commerce para obter sucesso em seu negócio.
Ele permitirá a otimização do espaço físico disponível, além de possuir diversas outras vantagens, como:
- Promover uma gestão e controle de compras mais eficientes;
- Promover uma gestão orientada para aqueles produtos que possuem maior giro no estoque, realizando assim uma produção eficiente e consequentemente maiores vendas;
- Melhorar a comunicação entre os departamentos correlacionados de compras, vendas, estoque, financeiro e logístico;
- Reduzir perdas e prejuízos decorrentes de desvios ou mesmo perda de validade dos produtos;
- Promover o aumento da produtividade, bem como uma maior satisfação do cliente.
Desta forma, um bom controle de estoque possibilita ao lojista prever sua demanda de mercadorias, ou seja, quanto deverá ser adquirido de determinado produto. Isso evita que ocorra falta de mercadorias disponíveis para venda, bem como excesso de produtos com pouco giro no estoque, aumentando a eficiência no processo de entradas e saídas de mercadorias e minimizando perdas com a otimização do investimento.
Como realizar um bom controle de estoque?
Faça um levantamento dos itens que estão em seu estoque
Para se desenvolver um controle de estoque que seja realmente eficiente, uma das primeiras etapas será a de realizar um minucioso levantamento de todos os itens que compõem o estoque de sua loja virtual. Assim, você poderá ter maior conhecimento em relação a todos os itens que se encontram armazenados em sua empresa.
Este inventário poderá ser realizado de forma geral ou dividido de acordo com tipo ou categorias, bem como de acordo com as etapas de produção como itens de insumo, produtos finalizados ou produtos em andamento. Lembrando que, quanto maior controle houver, na realização desta etapa, mais fácil se tornarão as etapas posteriores.
Durante o levantamento deste inventário, você deverá realizar o registro, na ficha de estoque, do tipo de mercadoria, quantidade, custo unitário e custo total de cada uma das mercadorias/produtos/itens.
No e-commerce é muito utilizada a adoção de SKUs (número de identificação de um produto), que facilitará o gerenciamento dos itens em seu estoque. Assim, cada produto do estoque deverá ter uma identificação única.
Ao adotar e definir os SKUs de seus produtos, o controle de estoque será muito melhor estruturado, pois, você terá acesso aos produtos registrados que são mais vendidos e quais as suas características, não confundindo-o com os demais produtos em estoque.
Controle e gerenciamento do fluxo de entrada e saída dos produtos
Após o levantamento e registro dos itens disponíveis em estoque, é necessário realizar agora o constante controle e gerenciamento do fluxo de entrada e saída dos mesmos.
Periodicamente, você deverá realizar a confirmação de que o saldo apurado dos itens do estoque está em conformidade com o estoque físico que existe na sua loja virtual, ou seja, é preciso, de tempos em tempos, checar se os itens existentes em seu estoque estão “batendo” com o saldo que consta em seus registros.
Sempre ao final da checagem você deverá calcular, na ficha de estoque, o saldo em unidades/quantidade, o custo unitário e o custo total dos itens/mercadorias que permaneceram no estoque. Este procedimento evitará que ocorram falhas e os famosos “furos de estoque”, evitando que se realizem vendas de produtos que não existem no estoque.
Utilize softwares e planilhas para lhe ajudar
Como este controle de estoque e gerenciamento podem ser muito complexos, dependendo da variedade e quantidade de itens disponíveis no seu estoque, você poderá optar pela utilização de diversos softwares e planilhas disponíveis atualmente, que são poderosas ferramentas que irão auxiliá-lo bastante na realização desta tarefa.
Além da utilização de planilhas, existem hoje, disponíveis no mercado, diversos softwares, tanto gratuitos como pagos, para auxiliá-lo em seu controle de estoque.
Mas, antes de optar por um deles, é preciso avaliar quais são as suas reais necessidades, observando o tamanho de seu negócio, bem como de seu estoque.
Além disso, alguns sistemas possuem gerenciamentos mais completos, abrangendo não somente o controle de estoque como também de outras áreas como financeiro, de vendas e faturamento, possuindo assim uma maior integração que resultará em uma melhor usabilidade do mesmo, reduzindo a chance da ocorrência de distorções.
O mais importante é adotar as ferramentas certas que permitam realizar um controle de estoque eficiente e eficaz. O mesmo deverá apresentar 100% de confiança em relação a todos os registros de entrada e de saída de itens, permitir a apuração dos custos de seus produtos bem como permitir realizar um controle analítico da composição de seu saldo contábil.
O importante é que o seu controle de estoque lhe permita analisar a composição de seu estoque e o giro do mesmo. Isto permitirá que você tenha uma visão mais apurada em relação aos itens de maior rotatividade, que necessitam de renovação constante, ou seja, aqueles de maior demanda. Isso evitará a falta destes itens em seu estoque e a consequente perda de vendas.
Por outro lado, um bom controle de estoque, permitirá também evitar a ocorrência de excessos de mercadorias de pouca rotatividade, ou seja, de baixa demanda, pois, isto significa dinheiro parado, que poderia estar sendo melhor investido, gerando maiores resultados e evitando perdas com custos adicionais de armazenamento e controle.
A falta de um bom controle de estoque poderá trazer consequências danosas para o negócio, contribuindo para possibilidade de desvios/perdas, impacto nas vendas e na produtividade dos funcionários. Tudo isso poderá afetar não apenas seus resultados, como também a imagem de seu negócio junto ao cliente/consumidor.
Algumas recomendações para garantir um bom controle de estoque
Certifique-se de que o controle, tanto das entradas quanto nas saídas, de materiais, seja uma tarefa obrigatória e de realização constante.
Todo este fluxo de mercadorias deverá ser rigorosamente anotado, seja em fichas de controle ou em um sistema informatizado.
Todas as vezes que ocorrer a saída de algum item do estoque, ela deverá vir acompanhada de uma requisição de saída, bem como da identificação do responsável pela sua retirada.
Isto permitirá um maior controle interno. Assim, é muito importante a adoção de Normas de Entrada e Saída de Estoques em todo o processo de movimentação de itens.
Empresas que possuam uma variedade muito grande de itens em seu estoque, devem adotar o Inventário Rotativo. Este processo consiste em um sistema onde, diariamente, alguns itens do estoque são escolhidos para serem contados e caso haja alguma diferença, estas deverão ser prontamente comunicadas para que possam ser investigadas.
Resultados de um bom controle de estoque
Ao realizar um controle de estoque eficiente, as informações fornecidas permitirão ao gestor:
- Calcular com precisão o giro de cada um dos itens que o compõem de forma organizada;
- Se orientar em relação às futuras compras;
- Otimizar o aproveitamento do capital de giro da empresa;
- Impedir que ocorram perdas ou desvios no estoque.
Controlando o estoque de sua loja virtual
Em uma loja virtual, não há dúvidas que o estoque é fundamental, pois todo o processo de venda gira em torno dele.
O cliente entra em sua loja, seleciona o produto desejado, o coloca no carrinho, escolhe a forma de envio e logo em seguida efetua o pagamento.
Já pensou se no momento de separar este produto para o envio você descobre que não possui ele em seu estoque? Será um grande problema, não? Como explicar ao cliente que você não possui mais o item pelo qual ele pagou? E se você resolver repor o produto, às vezes esta reposição poderá demorar demais e o cliente certamente ficará impaciente e por vezes insatisfeito.
Por este motivo, manter um controle de estoque eficiente em sua loja virtual é de suma importância.
Como controlar o estoque da loja virtual e da loja física ao mesmo tempo?
Se o seu negócio possuir, além da loja virtual, também uma loja física, aí este controle fica ainda mais complicado, pois, você pode possuir um item apenas de determinado produto e este ser vendido em ambas ao mesmo tempo. Como evitar que isto aconteça?
É por estes e outros motivos que a sua loja virtual necessita de alguns cuidados específicos na realização do controle de seu estoque.
Por isso, tudo que entra e tudo que sai precisa ser controlado e de forma bem organizada, para evitar enganos.
Assim, a integração entre os setores, principalmente financeiro, de compras e de vendas é fundamental. Como fazer isso? Veja algumas dicas importantes:
- Procure planejar suas compras levando em conta a demanda de cada produto individualmente;
- Realize o cadastro de seus produtos, de forma minuciosa, através do levantamento de um inventário;
- Tenha critério na escolha de seus fornecedores. Verifique se os mesmos têm compromisso em relação ao prazo de entrega e se possível sempre tenha mais de um fornecedor, para casos emergenciais;
- Realize periodicamente um levantamento, mensurando quais produtos vendem mais e em quais épocas, determinados produtos possuem maior demanda;
- Se possível, procure adquirir ou desenvolver ferramentas de gestão que possam te auxiliar no controle do estoque de sua loja virtual. Isso facilitará muito o seu trabalho.
Tipos de estoque de e-commerce
Dentre os tipos mais comuns de opções de estoque para e-commerce, temos:
Estoque Compartilhado
Para aqueles que possuem, além da loja virtual, também uma loja física, adotar este modelo de estoque pode ser mais vantajoso.
Isso se dá pelo fato de que ele permite a utilização de um mesmo espaço físico, bem como os mesmos produtos disponibilizados, tanto para a loja virtual quanto para a loja física.
Seu controle permite o gerenciamento integrado dos produtos, o que resulta em uma economia de recursos. Entretanto, exige um sistema de controle back office, muito bem estruturado, que permita atualizar, em tempo real, toda e qualquer movimentação de mercadorias, a fim de evitar que a venda de produtos indisponíveis possa ocorrer em sua loja virtual.
Estoque Descentralizado
Este modelo é caracterizado pela divisão dos produtos em diversos locais, com a finalidade de reduzir despesas, tanto em relação ao transporte quanto em relação ao tempo de envio dos mesmos.
Muito utilizado para produtos sazonais, seu ponto positivo é o de permitir manter a entrega dos produtos mais rápida e eficiente. Porém, este modelo aumenta os custos com espaços físicos, além da necessidade de integração do controle do estoque dos produtos armazenados em diferentes locais, para se perder o controle.
Estoque Consignado
Neste modelo, o lojista pode optar por manter uma certa quantidade de produtos de forma consignada. Assim, poderá ter à disposição uma quantidade suficiente de produtos de forma a suprir sua demanda e, caso algum desses produtos fique parado, ele poderá devolvê-lo ao seu fornecedor, pagando apenas pelos produtos que já foram efetivamente vendidos.
Uma das vantagens do Estoque Consignado é a de possuir um custo reduzido de estoque, pois o lojista não precisará desembolsar grandes somas de capital para ter uma boa quantidade de produtos disponíveis para venda, não correndo riscos de perder alguma venda pela falta do produto.
Porém, nem todos os tipos de produtos são oferecidos pelos fornecedores nesta modalidade, que geralmente englobam apenas determinados produtos que possuem uma baixa rotatividade e geralmente cobrando um preço mais alto por esta comodidade.
Estoque Terceirizado
Existem duas modalidades diferentes. Uma delas é a dropshipping. Neste modelo, o inventário, controle de estoque e as entregas ficam a cargo do fornecedor.
A outra forma é o cross docking, onde o fornecedor envia o produto para o lojista que fica encarregado de enviar o mesmo para o seu cliente.
Qualquer que seja a modalidade de estoque escolhida, como você pôde perceber ao longo deste artigo, o controle do fluxo das mercadorias, ou seja, o controle de estoque é fundamental.
Se você puder contar com uma boa plataforma de e-commerce que te auxilie nesta gestão, você, sem sombra de dúvida conseguirá automatizar muitos dos processos relativos ao controle de estoque e consequentemente irá otimizar os processos, bem como o seu tempo, permitindo que você possa planejar melhor todos os demais processos relativos às vendas de sua loja virtual.
Tudo isso resultará em uma boa experiência de compra para seus clientes, melhorando o seu relacionamento com eles e aumentando a satisfação dos mesmos.
A satisfação do cliente garante o sucesso de seu negócio!
Bem, chegamos ao fim de mais um artigo. Espero que ele tenha agregado bastante conhecimento e que este conhecimento possa ajudá-lo a obter sucesso nos seus empreendimentos.
Gostou do post ou ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário!
Se você gostou deste artigo ou deseja fazer alguma sugestão, por favor, deixe seu comentário aqui embaixo. Além disso, não se esqueça de inscrever em nosso blog. Toda semana temos vários posts com muitas dicas e novidades para fazer o seu negócio ir a mil! Siga a gente em nossas redes sociais também: Twitter, Facebook, Instagram e YouTube.
